En diferentes escenarios y principalmente en el campo organizacional, temas como la productividad empresarial y la eficiencia; cobran gran relevancia cuando de se trata de alcanzar desempeños óptimos en los diferentes procesos y unidades de negocio. Existen diferentes metodologías que podrían llevarnos a alcanzar los estándares esperados, pero su funcionalidad es relativa; de acuerdo con las estructuras al interior de la organización, la cultura y los objetivos propuestos.
A nivel general, es importante considerar varios elementos universales que optimizan el rendimiento y logran resultados sobresalientes en diferentes ámbitos:
Es el primer paso y requiere de la definición de metas específicas; con las cuales, se direccionarán los esfuerzos de las macro actividades; utilizando la metodología SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y con límite de tiempo); garantizando que sean metas realistas y alcanzables.
La gestión efectiva del tiempo es esencial para ser productivo y eficiente. El uso de técnicas como la matriz de Eisenhower, proporciona una priorización de las tareas según su importancia y urgencia, realizando una planificación detallada y ejecución de las actividades en tiempos adecuados.
Identificar las distracciones que nos alejen de la planeación y establecer la forma de minimizarlas o eliminarlas. Es tan importante delimitar los tiempos para cada actividad como crear un entorno de trabajo libre de interrupciones; donde se potencialice la concentración y se maximice la productividad. La técnica Pomodoro, es una buena alternativa metodológica, consistente en trabajar durante un período de tiempo específico y luego tomar un breve descanso. Este ciclo, se repite varias veces y se toma un descanso más largo después de completar un número determinado de ciclos.
Delegar adecuadamente, es clave para ser más eficiente. Identificar las actividades que pueden ser realizadas por otros miembros de tu equipo, comunicarlas claramente, definiendo tiempos, resultados esperados y asignando alcance de las responsabilidades. La delegación no solo nos libera tiempo, sino que también permite aprovechar las fortalezas y habilidades de los demás para lograr resultados óptimos.
Uso de aplicaciones de gestión de proyectos, herramientas de colaboración en línea y software de automatización para agilizar tus tareas, son indispensables para incrementar la productividad, a través de la automatización y uniformidad de procesos.
El recurso más importante es el humano, por lo que se requiere de la determinación para hacer las cosas bien, es fundamental; promover los proyectos o los objetivos propuestos; a través de una profunda sensibilización con el equipo de trabajo, entendiendo que los resultados son solo la suma de nuestras acciones y que el incremento de las productividades individuales, requieren de una sincronía con el resto del equipo y una retroalimentación constante; implementando acciones de mejora, conducentes al logro de los resultados.
