¿Qué es una auditoría de la información?

Una auditoría de la información consta básicamente de tres fases: 

1. Identificación de la información que la organización requiere para el cumplimiento de sus objetivos.  

2. Cotejo de esos requerimientos con la información que la empresa u organización se encuentra utilizando, de tal forma que sean desvelados los requerimientos no satisfechos y se realice la valoración de la utilidad en términos de valor de los recursos actuales.

3. Análisis de las dos fases anteriores para la definición de la estrategia sobre la información que debe circular por la organización, detallando incluso la forma de circulación de dicha información. 

Una auditoría de la información es un proceso sistemático que busca determinar la información requerida por la organización para la satisfacción de sus necesidades. A partir de los resultados obtenidos, puede establecerse la estrategia de gestión de la información.

Un método básico para realizar una auditoría de la información consiste en limitarse a indagar a los miembros de la organización sobre sus requerimientos de información. La auditoría determina qué miembros contacta, los cuales pueden ser directivos o de niveles inferiores. Algunos problemas de este método son:

•  La pregunta sobre requerimientos suele confundirse con deseos. 
•  El acceso a determinados recursos de información no se realiza en términos de eficacia sino por estatus. Es decir, alguien puede solicitar acceso a cierta información con el único objetivo de ostentar el que posee dicha información, no porque la requiera.
•  Algunas personas cuando son indagadas sobre lo que requieren, tienden a dar respuestas extensas. 
•  Uno no sabe lo que no sabe, esto se refiere a que si el interlocutor no es un experto en recursos de información, se limitará a solicitar los recursos, simplemente porque los ha utilizado con anterioridad.

En conclusión, no existe un único método para realizar una auditoría de la información. En realidad, todas las metodologías existentes tienden a adaptarse a las características de la empresa que se audita, es decir, se personalizan. 

Un modelo simplificado que reúne varias metodologías y que suele ser el más usado, consta de tres procesos: 

1. Determinación de los objetivos de la organización. 

2. Identificación de los factores críticos de éxito: estos serán los que nos permitan entender qué acciones son prioridad para la consecución de los objetivos. 

3. Especificación de la información crítica: para cada factor crítico de éxito se especifica qué información se requiere, tanto para el cumplimiento de los objetivos como para realizar seguimiento en el tiempo. 

En conclusión, una vez realizada la auditoría de la información, la organización debe haber logrado mejorar su conocimiento acerca de qué información dispone y de cómo la usa.

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Soy i Aumatell, C. (2003). La auditoría de la información, componente clave de la gestión estratégica de la información. El Profesional de la Información, 2003, vol. 12, num. 4, p. 261-268.