Reuniones efectivas: 5 claves que te ayudarán

Aprender a reunirnos es una de las palancas impulsoras de la concentración y la productividad en nuestras organizaciones

Estudios recientes evidencian que cada vez nos reunimos más, y como lo comprueba una reciente investigación del Microsoft Work Lab, las personas con muchas reuniones y sin pausa entre una y otra, incrementaron sus niveles de estrés y fatiga. Con el regreso a las reuniones presenciales o en el modelo híbrido: virtuales y presenciales, el número de reuniones por semana y las horas dedicadas a ello, siguen una curva ascendente.

Aquí planteo las que considero son las cinco claves a tener en cuenta si se quiere reflexionar sobre este tema que nos permita optimizar los recursos (reuniones eficientes) y generar los resultados esperados (reuniones eficaces), para mejorar la productividad de las personas, los equipos y las organizaciones.

Recordemos que no es lo mismo estar muy ocupado (la mayoría del tiempo en reuniones), que ser productivo.  

Clave #1: hacer las preguntas correctas

Antes de  reservar en la agenda y citar a los asistentes, hay que preguntarse: ¿La reunión es necesaria?  ¿Qué se espera lograr? ¿Quiénes deben asistir? ¿Los asuntos a tratar se pueden resolver con unas llamadas o unos correos?

Aunque suene obvio, no lo es. Tal vez muchas reuniones son innecesarias y el tema a tratar puede ser abordado por otros canales.

Clave #2: enviar previamente la agenda y el material a revisar

No es un asunto menor. Muchas personas asisten a reuniones sin saber los temas a tratar y mucho menos hacer una  lectura y análisis previos a la reunión. El consultor Xavier Marcet, en su reciente artículo 'Sembremos concentración'  lo expresa de manera categórica: “Los equipos y las reuniones funcionan bien si la gente piensa sola y razona en equipo”. Y agrega, “la poca calidad del pensamiento debilita nuestras empresas y organizaciones”. Hay que generar pensamiento individual para construir conocimiento colectivo.

Si parte del tiempo de la reunión se emplea en escuchar presentaciones, el tiempo para la deliberación argumentada y la toma de decisiones se ve considerablemente disminuido y por ende se compromete la efectividad de la reunión.

Un compromiso ineludible del que cita a la reunión es enviar la agenda – con el tiempo asignado para cada tema a tratar– y el material con  la antelación suficiente, y una responsabilidad sine qua non de cada participante debe ser la revisión previa del material. No hacerlo por parte de algunos, hará que pocos sean los que de verdad aporten.

Clave #3: establecer los acuerdos y la logística

Al inicio de la reunión se debe acordar y/o recordar las reglas de juego que regirán la reunión. Es importante darle formalidad a este tema para evitar caer en el círculo vicioso de la improductividad. Algunos acuerdos pueden ser:

• Máxima concentración (móviles apagados o en modo avión).
• Tiempo máximo para cada intervención. No agrega valor “sentarse en la palabra”, repetir lo dicho por otros y dar vueltas y vueltas  al  mismo asunto.
•  Enfocarse en los pocos aspectos vitales y no en los muchos triviales. Esto solo es posible si se ha revisado previamente el material y no se consume tiempo en su presentación.
• Elaboración del acta durante la reunión y hacer su lectura al final, para validar las decisiones, tareas y responsables.

Clave #4: acordar los roles y responsables

Definir quién hace qué es un factor determinante. Los roles deben asignarse y en lo posible rotarse para cada reunión:

• ¿Quién preside y modera la reunión? En ocasiones este rol lo asume la persona que cita, pero puede ser asumido por otro de los participantes.
• ¿Quién elabora el acta? Es ideal que se realice durante la reunión.
• ¿Quién controla el tiempo de las intervenciones? Se puede utilizar unas tarjetas tipo semáforo: amarilla para indicar que le quedan 3 minutos para que complete la idea y cierre la intervención, y roja para indicar que el tiempo finalizó. Para las reuniones virtuales se puede hacer uso de las herramientas de las que disponen las distintas plataformas.

Clave #5: revisar y/o definir la política de reuniones

Es ideal que se cuente con una Política de Reuniones. Esta fija el marco  de actuación en pro de la transformación cultural para tener reuniones más efectivas, en las que primen la concentración, la participación y la productividad, para razonar, decidir e impulsar las acciones que se requieren.

Entre otros aspectos, la Política de Reuniones puede contemplar los siguientes:

• El número de horas asignadas para reuniones por semana: incluso definir algunos días sin reuniones (como ya lo están haciendo muchas empresas).
• El tiempo máximo por reunión: aclarando las excepciones (jornadas de planeación, talleres de capacitación, comités de dirección, entre otras).
• El envío y revisión  previa de la agenda y el material: esto hace que se deba pensar y plantear las preguntas correctas.
• La flexibilidad para no asistir o retirarse de la reunión si se considera que no se va a agregar valor: a muchas personas las citan a reuniones innecesarias que no les aportan.
• Los formatos estandarizados: para la planeación, el acta y los recursos para el control del tiempo de las intervenciones.

Y en tu empresa, ¿cómo son las reuniones? Espero que te aporten estas claves.

MARÍA MERCEDES PULGARÍN PERDOMO
Consultora gerencial
Estrategia, Cultura y Comunicación Corporativa
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